How to manage policy and procedure documents in SharePoint

Nowadays SharePoint is the most popular and productive document management system. It affords users ample opportunities, and it’s the best solution to manage policies and procedures.  

Store Policies in Document Libraries (not on the file system)  

SharePoint document libraries have numerous benefits for storing policies:  

  • customizable views
  • ability to filter and sort
  • addition of new columns / metadata
  • ability to trigger workflows
  • it allows documents to be managed and versioned

Continue reading

Advertisements

Как управлять документами и действиями в SharePoint

Сейчас SharePoint стал одним из самых используемых и продуктивных систем для управления документами. Он открывает пользователям большие возможности и является лучшим решением для контроля всеми процессами.

Хранение Policies в Document Libraries (не в файловой системе)

SharePoint document libraries имеет множество преимуществ для хранения policies:

  • Настройка вида
  • Фильтрация и сортировка
  • Добавление новых столбцов/метаданных
  • Запуск рабочих процессов
  • Управление документами и их версиями

Continue reading

Office 365 / SharePoint 2013/2016 – Moving sites around

PnP-PowerShell is a good solution to migrate a site fro an on-premises SharePoint environment to Office 365 keeping a site the same. PnP-PowerShell helps to keep development, test and production sites in sync, a user doesn’t need to create fields, content types and lists manually. 

Users can control a set of scripts, import or copy multiple sites by creating a config.xml. 

Advantages of PnP-PowerShell: 

  • multiple pages handle, complex combinations of fields and lists handle 
  • one click for reading or updating all templates form a whole tenant 
  • opportunity to disable/enable features 
  • updating security setting 
  • fixing templates with mixes of team sites and publishing sites 
  • switching between the latest and older PnP PowerShell’versions 

Office 365 / SharePoint 2013/2016 – перенос сайтов 

PnP-PowerShell – отличное решение для переноса сайта из локальной среды SharePoint в Office 365 без изменений. PnP-PowerShell позволяет синхронизировать разработку, тестирование и содержимое сайта без создания вручную полей, типов контента и списков. 

Пользователь контролирует настройку скриптов, импорт и копирование сайтов засчет создания config.xml. 

Преимущества PnP-PowerShell: 

  • Обработка нескольких страниц и комбинаций полей и списков 
  • Обновление и чтение всех шаблонов тенанта 
  • Возможность включать и выключать функции 
  • Обновление настроек безопасности 
  • Фиксация шаблонов с комплексом team sites и publishing sites 
  • Переход между новой и старой версиями PnP PowerShell 

SharePoint hub sites new in Office 365

Office 365 announced SharePoint hub sites, which help to bring together related sites to roll up news and activity, to simplify search, etc.

There are a few advantages of this:

  • connecting workplace with intelligent content management and intranets
  • tools to share and work together
  • informing and engaging people across the organization
  • providing common navigational structure and search across associated sites
  • aggregate news and activities from associated sites and display the roll-up on the hub site’s home page
  • visibility and discoverability for projects and internal campaigns

Continue reading

SharePoint hub sites от Office 365

Office 365 представила SharePoint hub sitesобъединяющие родственные сайты в один, включая новости, активность, поиск и т.д.

Несколько из многих преимуществ hub sites:

  • Подключение рабочего места к управлению контентом и интрасетями
  • Инструменты для совместной работы и обмена данными
  • Уведомление и приглашение сотрудников организации
  • Обеспечение общей навигационной системы и поиска по associated sites
  • Накопление новостей и активности с associated sites и их отражение на домашней странице hub site
  • Визуализация и открытость проектов и внутренних операций

Continue reading