Глава 7. Интеграция SharePoint 2010 с офисными приложениями. Excel 2010

Это статья серии “Введение в SharePoint 2010”

В предыдущей главе рассматривалась работа с рабочими процессами в SharePoint 2010.

В этой главе рассматривается интеграция с офисными приложениями.

В этой части руководства рассматриваются следующие темы

• Введение
• Office Web Apps
• Excel 2010
  • Импорт данных из электронной таблицы в список
    • Веб-часть импорта таблицы
    • Экспорт из Excel 2010
  • Экспорт списка/библиотеки в Excel

Введение

Одно из самых важных преимуществ SharePoint 2010 – его интеграция с Microsoft Office 2010. Самый простой способ интеграции – в офисных приложениях при сохранении документа можно указать сайт SharePoint. Рассмотрим подробнее возможные сценарии работы в Office 2010 и SharePoint 2010.

Office Web Apps

SharePoint 2010 используется как централизованное хранилище документов. Естественное желание пользователей – просматривать и редактировать документы в браузере. Но данная возможность отсутствует в поставке по умолчанию.

На помощь могут прийти Office Web Apps, которые позволяют работать с Microsoft Word, Excel, PowerPoint и OneNote (аналогично тому, как работает SkyDrive). Статьи по развертыванию веб-приложений Office Web Apps и ссылки на загрузки можно найти здесь. После развертывания пользователи получают инструментарий, позволяющий работать с документами прямо в браузере, в том числе с мобильных устройств. Также можно отметить удобный механизм совместной работы над документами, который появился в первом пакете обновления. Замечу, что Office Web Apps уже настроены для использования в SharePoint Online.

Excel 2010

Как уже было сказано, SharePoint 2010 тесно интегрирован с Office 2010, в частности, Excel 2010. Рассмотрим ниже некоторые сценарии интеграции.

Импорт данных из электронной таблицы в список

Рассмотрим два способа для выполнения указанной задачи.

Веб-часть импорта таблицы

Откройте сайт, на который вы хотите импортировать данные. Кликните на Действия сайта, затем на Дополнительные параметры. В появившемся окне нужно выбрать Импорт из электронной таблицы, и кликнуть Создать (рис. 7.1).

Рис. 7.1. Окно выбора шаблона списка

После чего нужно указать имя нового списка, описание и расположение файла (рис. 7.2). Если у вас при импорте появилась ошибка “Указанный файл не является допустимой электронной таблицей или не содержит данных для импорта”, то способ ее исправления можно найти здесь.

Рис. 7.2. Страница создания списка с помощью импорта из Excel

Далее открывается указанная книга Excel, и нужно указать, какие данные будут импортированы (рис. 7.3).

Доступны следующие типы диапазонов:

• Диапазон ячеек – указываются произвольные ячейки таблицы;
• Диапазон таблицы – предлагается выбрать таблицы из списка;
• Именованный диапазон – предлагается выбрать именованные диапазоны (если они есть)

Рис. 7.3. Окно выбора данных для импорта в список

Список создан, при желании можно изменить его параметры, например, название, или создать представления. Обращаю ваше внимание, что в этом случае синхронизация между содержимым файла и списка НЕ происходит.

Экспорт из Excel 2010

Рассмотрим еще один вариант импорта электронной таблицы в список. Для начала нужно создать таблицу (рис. 7.4).

Рис. 7.4. Окно создания таблицы

После чего при клике на любой ячейке таблицы на ленте появляется конструктор для работы с таблицами (рис. 7.5). Кликнем на Экспорт таблицы в список SharePoint.

Рис. 7.5. Кнопка для экспорта таблицы в список

В появившемся окне (рис. 7.6) указываем адрес сайта, на который нужно опубликовать список, имя и описание. Если создать неизменяемое подключение к новому списку, то книга будет связана со списком (как и в первом случае, связь односторонняя), в противном случае – связи между книгой и списком не будет. Кликаем на Далее.

Рис. 7.6. Первый шаг экспорта таблицы в список SharePoint

На втором шаге осуществляется проверка типов данных (рис. 7.7). При этом стоит учесть, что формулы будут удалены и вместо них будет подставлено вычисленное значение соответствующего типа.

Рис. 7.7. Второй шаг экспорта таблицы в список SharePoint

Кликаем на Готово, и список опубликован, о чем оповестит окно со ссылкой на список.

Особенность данного подхода заключается в том, что представление списка – таблица данных (рис. 7.8). В правой части можно обнаружить панель со ссылками на полезные команды. Безусловно, при желании можно изменить представление.

Рис. 7.8. Внешний вид списка с экспортированной электронной таблицей

Экспорт списка/библиотеки в Excel

При необходимости можно экспортировать список/библиотеку в Excel. При этом нужно учитывать, что экспортируется только текущее представление.

Для экспорта списка воспользуемся лентой (рис. 7.9). Кликаем на Экспорт в Excel, и откроем появившийся файл owssvr.iqy, который представляет собой файл подключения.

Рис. 7.9. Кнопка на ленте для экспорта списка в Excel

В Excel появляется извещение системы безопасности (рис. 7.10). Так как мы уверены в надежности источника файла, то кликаем на Включить. Далее будет предложено авторизоваться, вводим туда учетные данные, используемые для входа на портал SharePoint 2010.

Рис. 7.10. Извещение системы безопасности Microsoft Excel

В книгу загрузятся данные активного представления списка в виде таблицы. Интересно, что в этом случае нельзя добавлять данные в список путем добавления их в файл, можно лишь получать содержимое списка. Обновлять данные можно вручную с помощью кнопки Обновить. Также можно настроить автоматическое обновление, кликнув на Свойства, в появившемся окне можно изменить интересующие параметры. Свойства обновления указываются непосредственно в свойствах подключения, куда можно попав, кликнув по соответствующей кнопке (рис. 7.11).

Рис. 7.11. Свойства подключения к списку

Данные вид экспорта удобно использовать для подготовки печатных отчетов.

Важная составляющая интеграции Excel 2010 и SharePoint 2010 – службы Excel, которые рассматривались в главе 5.

В этой части руководства рассматривалась интеграция Excel 2010 и SharePoint 2010.

В следующей части руководства рассматривается интеграция Access 2010 и SharePoint 2010